RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L’AVF DE CARPENTRAS COMTAT VENAISSIN
Préambule
L’objectif du règlement intérieur est de préciser de façon pratique les modalités de fonctionnement de l’association. Il devient un ensemble de références par rapport à l’organisation et au fonctionnement de l’association et de ses activités.
Le règlement intérieur complète les statuts de l’association.
Il est conseillé d’afficher les statuts et le règlement intérieur dans les locaux de l’AVF.
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- Constitution.
Cf. statuts
Cf. statuts
Pour réaliser son objet, l’association pourra notamment, sans que cette liste soit limitative :
- Créer, mettre en œuvre, développer ou participer à des permanences d’accueil ouvertes à tous adhérents et non adhérents ;
- Mobiliser un large réseau de bénévoles dotés de profils permettant le fonctionnement de l’association ;
- Mobiliser des compétences externes dans des domaines complémentaires aux activités de l’association ;
- Créer, réaliser ou solliciter la réalisation d’enquêtes, de sondages, … ;
- Organiser et participer à toutes instances, groupes de travail, commissions, tables rondes… en lien avec son objet ; y nommer les représentants de son choix ;
- Mettre en place des actions de communication et de sensibilisation liées à l’objet de l’association et notamment administrer tout site Internet institutionnel AVF ;
- Elaborer et publier tout document et notamment tout support de communication (lettre, ouvrage, plaquettes, affiches, brochures, …) ;
- Organiser et participer à des congrès, journées nationales, conférences ou toute autre manifestation ;
- Elaborer des partenariats de toute nature avec tout organisme dont la collaboration pourrait lui être utile ;
- Recruter tout personnel pour la réalisation de son objet ;
- Offrir de manière permanente ou occasionnelle des produits à la vente ou des prestations de services entrant dans le cadre de son objet, ou susceptible de contribuer à sa réalisation.
Cf. statuts
1.5 Dispositions financières
1.5.1. Cotisations
La cotisation est annuelle et valable du 1er septembre au 31 août, le renouvellement doit être réglé avant le 31 octobre de l’année légale.
Une fois versées, les cotisations et contributions sont la propriété de l’association.
Lorsqu’il perd sa qualité de membre, ledit membre reste tenu au paiement des cotisations échues et de l’année en cours.
Pour participer aux activités promenades et randonnées, la licence FFRP (Fédération Française de Randonnées Pédestres) est obligatoire et son règlement devra se faire en même temps que la cotisation, sauf si l’adhérent a déjà souscrit une assurance randonnée équivalente ; elle sera alors acceptée sur justificatif.
Le certificat médical est obligatoire pour ces activités et devra être fourni avec la demande de licence.
Les nouveaux adhérents s’acquittent de leur cotisation au moment de leur adhésion.
Pour le nouvel adhérent venant s’inscrire à partir du 1er avril, la cotisation sera d’1/3 et pleine au 1er septembre suivant.
Il sera demandé aux adhérents d’effectuer les règlements de préférence par chèque à l’ordre de l’A.V.F. COMTAT VENAISSIN.
A compter de septembre 2024, les bénévoles animateurs qui ne participent à aucune autre activité, bénéficient de la gratuité de la cotisation. Pas de gratuité pour les meneurs de randonnées qui participent aux randonnées qu’ils ne mènent pas.
1.5.2. Ressources
Cf. statuts
1.5.3. Exercice social
Comptes et documents annuels :
Il est tenu une comptabilité en recettes et en dépenses établie selon les normes du plan comptable associatif et faisant apparaître annuellement un compte de résultat avec situation de trésorerie et, le cas échéant, un bilan et une ou plusieurs annexes.
Les comptes annuels sont tenus au siège social à la disposition de tous les membres, avec le rapport moral d’activités, le rapport financier, le rapport du membre désigné contrôleur aux comptes et le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, pendant les quinze jours précédant la date de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos.
Contrôleur aux comptes :
En tant que de besoin, l’assemblée générale ordinaire peut nommer un contrôleur aux comptes choisi, en dehors des membres du conseil d’administration (membre ou personne extérieure).
Le contrôleur aux comptes établit et présente, chaque année, à l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos, un rapport rendant compte de sa mission et certifiant la régularité des comptes examinés.
Le cas échéant, si elle en a l’obligation légale, l’assemblée générale désigne un commissaire aux comptes titulaire, et un commissaire aux comptes suppléant, inscrits sur la liste des commissaires aux comptes de la Compagnie Régionale des commissaires aux comptes.
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- Composition – acquisition de la qualité de membre
L’agrément d’un membre d’honneur (ou bienfaiteur) est donné pour une année et est renouvelable par décision du conseil d’administration. Un membre agréé une année ne peut revendiquer aucun droit au renouvellement de son agrément.
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- Perte de la qualité de membre
Outre les cas prévus à l’article 7 des statuts, la qualité de membre de l'association se perd également de plein droit par l’arrivée au terme de la validité de l’agrément annuel du membre.
Administration et fonctionnement
2.1. Conseil d’administration
2.1.1. Composition
Le conseil d’administration sera composé d’un maximum de 18 administrateurs.
Les admi9nistrateurs sont élus par l’assemblée générale ordinaire pour un mandat de 3 ans renouvelable sans limitation de durée.
Scrutin de liste
Les candidats à la présidence présentent leur candidature au Conseil d’administration au moins 15 jours avant l’assemblée générale élective, avec une liste comportant autant de noms que de postes à pourvoir. Les listes de candidats sont dressées par le conseil d’administration.
Le vote se fait par liste, sans panachage ni rature.
Le dépouillement des bulletins de vote est réalisé par le secrétaire de séance.
Est considérée comme élue, la liste ayant obtenu le plus grand nombre de voix.
En cas de liste unique, un vote à main levée est possible si l’assemblée est d’accord à l’unanimité. Le président de l’association le propose alors à l’assemblée générale qui l’acte à main levée.>
En cas de vacance pour quelque raison que ce soit, d’un ou plusieurs postes d’administrateur, le conseil d’administration peut pourvoir à leur remplacement par cooptation, ce qui concède à l'administrateur nommé, les mêmes pouvoirs que ceux attribués à la personne remplacée. Cette cooptation doit être ratifiée par la plus proche assemblée générale. Les administrateurs nommés à la suite de cette cooptation le seront pour la durée restant à courir du mandat de leur prédécesseur.
Les fonctions d’administrateur cessent par :
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- Le terme du mandat
- Le décès ou la dissolution
- La démission
- L’absence non excusée à 3 réunions consécutives du conseil d’administration
- La révocation par l’assemblée générale, laquelle peut intervenir ad nutum
- La dissolution de l’association
- La perte de la qualité de membre de l’association.
2.1.2. Pouvoirs du conseil d’administration
Cf. statuts
2.1.3. Convocation, réunions du conseil d’administration et décisions
Le conseil se réunit toutes les fois que cela est nécessaire, et au moins une fois par trimestre, à l’initiative du bureau et sur convocation du président, ou sur demande du tiers de ses membres. Dans ce cas, le président a l’obligation de convoquer le conseil d’administration dans les 15 jours calendaires.
La convocation aux réunions du conseil est effectuée par tous moyens y compris par courrier électronique et adressée aux administrateurs au moins 8 jours avant la date fixée pour la réunion sauf en cas d’urgence.
Les convocations contiennent l’ordre du jour de la réunion, établi par le président ou par le tiers des membres du conseil d’administration à l’initiative de la réunion.
Les administrateurs disposent, 5 jours avant chaque réunion, d’un dossier complet sur les points soumis à délibération.
La présence de la moitié au moins des administrateurs est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse valablement délibérer. Toutefois si ce quorum n’est pas atteint, une 2ème réunion convoquée le même jour, dans les mêmes conditions et avec le même ordre du jour pourra délibérer valablement quel que soit le nombre des participants.
Les administrateurs empêchés peuvent se faire représenter par un autre administrateur, muni d’un pouvoir à cet effet. Chaque administrateur ne peut disposer que d’un pouvoir en plus du sien. Les pouvoirs en blanc adressés à l’association sont réputés approuver les résolutions proposées.
Un administrateur absent peut exposer par écrit son avis sur les points prévus à l’ordre du jour.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme suffrages exprimés, de même que les votes blancs ou nuls en cas de scrutin secret.
En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
Le conseil d’administration peut entendre toute personne susceptible d’éclairer ses délibérations et notamment les bénévoles en charge d’activités d’accueil et d’animation ou encore les membres des commissions (s’ils n’ont pas par ailleurs la qualité d’administrateur).
Il est dressé un procès-verbal des réunions, signé par le président de séance et un administrateur.
En cas de nécessité, le président peut décider d’organiser la réunion du conseil en visioconférence ou de manière mixte en visioconférence et présentiel.
Dans ce cas, sont réputés présents, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
En cas d’urgence, le président peut également consulter les membres du conseil d’administration par écrit et notamment par voie électronique.
Le vote à distance est alors prévu, dans des conditions propres à garantir la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote.
Secret des délibérations : ce qui se dit en réunion du Conseil d’Administration et du Bureau doit rester secret. Seules les décisions du Conseil et du Bureau peuvent être communiquées à l’extérieur suivant les modalités fixées par le Bureau.
Bureau et ses membres
2.2.1. Bureau
Composition
L’élection des membres du bureau a lieu lors de chaque élection
La durée du mandat des membres du bureau est de 3 ans.
Les membres sortants sont rééligibles.
2.2.1.2. Compétences
Le bureau assure collégialement la gestion courante de l’association et veille à la mise en œuvre des décisions du conseil d'administration et de l’assemblée générale.
Il peut prendre toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’association dans l’intervalle de deux réunions du conseil d’administration sous réserve d’en rendre compte lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.
En particulier, le bureau est compétent pour :
- Préparer le règlement intérieur et ses modifications à soumettre à l’approbation du conseil d’administration
- En cas d’urgence, décider d’engager toute action judiciaire ou autre action jugée utile à la défense des intérêts de l’association
Fonctionnement
Le bureau se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige à l’initiative et sur convocation du président ou de l’un quelconque de ses membres. La convocation peut être faite par tous moyens, si possible 5 jours à l’avance
L’ordre du jour est établi par le président ou le membre ayant adressé la convocation.
Lors de la création de l’AVF, un membre du bureau de l’URAVF est membre de droit du bureau local pour apporter conseil et soutien à la nouvelle équipe pendant une durée de 3 ans maximum.
2.2.2. Membres du bureau
2.2.2.1. Président
En complément des pouvoirs qui lui sont conférés en application des statuts, le président :
- est habilité à ouvrir et faire fonctionner, dans tous les établissements de crédit ou financiers, tout compte et tout livret d’épargne
- fixe l’ordre du jour du conseil d’administration sur proposition du bureau
- préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales
- veille à ce que les membres du Conseil d’administration disposent d’un dossier sur chacun des points soumis à la discussion des administrateurs et ce dans un délai de 5 jours précédant la réunion dudit conseil
2.2.2.2. Trésorier
Le trésorier assure la gestion financière de l’association. A ce titre, il est chargé :
- D’établir ou de faire établir sous son contrôle chaque année les comptes de l’association,
- De solliciter toute subvention,
- De faire fonctionner, dans tout établissement de crédit ou financier, tout compte et tout livret d’épargne,
- De procéder à l’appel annuel des cotisations
- De procéder, sous le contrôle du président, au paiement des dépenses et à l’encaissement des recettes,
- D’établir ou faire établir sous son contrôle, lorsque c’est nécessaire, un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public
- D’établir ou faire établir sous son contrôle, le rapport financier
- D’établir ou faire établir sous son contrôle le budget prévisionnel annuel qui sera proposé en bureau, arrêté par le conseil d’administration puis approuvé par l’assemblée générale
- De tenir informés le bureau et le conseil d’administration de l’état des comptes, une fois par trimestre au minimum.
Il peut déléguer, avec l’accord du CA, ses pouvoirs à toute personne et notamment à un membre du Conseil d’administration de l’association, ainsi qu’à un salarié. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations.
LA SUITE DU REGLEMENT INTERIEUR EST EN COURS DE MISES A JOUR PAR GLZ. LE 22/04/2026
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- Bureau de l’assemblée
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Cf. Statuts
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- Déroulement de l’assemblée
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Le président de séance expose les questions inscrites à l’ordre du jour et conduit les débats.
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- Votes
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Les votes ont lieu à main levée sauf si le quart des membres sollicite un vote à bulletin secret.
Le vote par procuration est autorisé. Chaque membre actif dispose d’un droit de vote et peut détenir 2 pouvoirs au maximum en plus du sien.
Chaque membre peut se faire représenter par un membre de sa catégorie. Aucun membre ne peut se faire représenter par une personne non-membre de l’Association.
Nonobstant cette règle, les pouvoirs en blanc adressés au siège de l’association sont présumés émettre un vote favorable aux propositions de délibérations présentées par le conseil d’administration.
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- 9Procès-verbaux
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Les délibérations des assemblées générales sont constatées dans des procès-verbaux signés par le président et le secrétaire de séance. Assemblée générale ordinaire
3.2.2. Quorum et majorité
Cf. Statuts
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- Assemblée Générale Extraordinaire
3.3.1. Pouvoirs
Cf. Statuts
3.3.2. Quorum et majorité
Cf. Statuts
- DISPOSITIONS DIVERSES
- Adhésion à d’autres associations
Cf. statuts
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- Dissolution
Cf. statuts
4.3. Règlement intérieur
Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration sur proposition du bureau et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément remplacé par une nouvelle version sur décision du conseil d'administration de l’association sur proposition du bureau.
Le présent règlement intérieur est rédigé en conformité avec les statuts. Dans le cas contraire, ce sont bien les statuts de l’association qui priment.
4.4. Protection de la vie privée
Cf. statuts
RÈGLEMENT INTÉRIEUR APPROUVÉ PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION LE 14/06/2024
La Présidente La Secrétaire Générale
Christiane Faverie Françoise HUCHET